ウェビナー開催の「内製」と「外注」の判断に役立つガイドライン

ウェビナー運営を成功に導くためには、内製化と外注化のどちらが最適かを慎重に判断することが不可欠です。自社のリソースやニーズに合った運営方法を選ばないと、期待した結果を得ることが難しくなります。本記事では、内製化と外注化それぞれのメリット・デメリットを詳細に比較し、コスト、品質、スピード、運営効率など複数の視点から最適な選択を導き出すためのポイントを解説します。どちらのアプローチが自社にとって最も効果的かを見極め、成功するウェビナー運営の第一歩を踏み出すための実践的なガイドとなります。

ウェビナー開催における課題

ウェビナーを成功させるためには、さまざまな準備と計画が欠かせません。まず、参加者を惹きつけるための魅力的なコンテンツを企画し、それを伝えるための資料や台本をしっかりと作成する必要があります。また、集客戦略の立案から実際の運営に至るまで、綿密な準備と実行が求められます。

しかし、多くの企業や個人にとって、ウェビナーを効果的に実施するにはノウハウの不足やリソースの限界が課題となりがちです。特にウェビナー開催の経験が浅い場合、準備が整っていても不安が残り、結果として計画倒れに終わることも少なくありません。ウェビナーの成功には、その運営に関わる多岐にわたる要素を円滑に整える体制が必要不可欠です。  

ウェビナー開催の全体像

ウェビナーを円滑に開催し成功に導くためには、企画から実施まで一連のプロセスを綿密に進める必要があります。その全体像を順に見ていきましょう。

1. 企画

ウェビナーの第一歩は、全体の方向性を決める「企画」です。ここでは、まずテーマや目的を明確にし、ウェビナーの構成や内容を企画します。次に、最適な登壇者を選定し、ターゲットとなる視聴者層を考慮しながら開催日時の候補を設定します。この初期段階の企画立案が、以降のステップの基盤となります。

2. 制作（資料と台本）

企画が固まったら、「制作」に移ります。ここでは、参加者にわかりやすく、効果的な資料と台本を作成します。まず、資料に必要な素材を収集し、叩き台となるスライドを作成します。資料にはデザインやアニメーションを盛り込み、視覚的に魅力ある内容に仕上げます。さらに、進行に沿って内容をスムーズに伝えるための台本（スクリプト）も準備し、発表の流れを整えます。

3. 集客

制作が進む中で並行して行うのが「集客」です。まず、申し込みページを作成し、既存のリストへの告知や、広告の出稿・運用を行います。ポータルサイトやSNSを活用して広く認知を拡大し、申し込みにつながる動線を確保します。この段階では、最大限の視聴者を集めるために多様な集客チャネルを駆使します。

4. 開催

いよいよウェビナーの開催当日です。登壇者や司会者のリハーサルを行い、開催設定を事前に整えます。Zoomなどのプラットフォームを使い、音声や映像のチェックも行います。ウェビナーが始まると、司会進行役が全体の流れをコントロールし、終了後にはアンケートの送付や、必要に応じてフォローアップの架電も行います。

この一連の工程は、全体で約1ヶ月から1ヶ月半ほどの期間をかけて進めます。それぞれのステップが互いに連動しているため、計画的に進行し、柔軟に対応する体制が求められます。      

内製と外注の比較 - 【企画】

ウェビナー企画の内製

ウェビナーを内製で行う最大のメリットは、社内で迅速に対応できる点です。スケジュール調整がしやすく、制作コストを抑えられるため、予算管理にも有利です。また、社内にナレッジが蓄積され、次回以降のウェビナー企画や運営がより効率的になります。

内製化がおすすめのケース

ウェビナーの内製化が特に効果的なのは、社内にウェビナー企画や商談化の経験者がいる場合です。すでにウェビナー運営の知見がある人材がいれば、質の高い内容を効率的に提供できます。また、社内リソースに余裕があり、長期的にウェビナーを増やしてリードを拡大したい場合にも内製化が適しています。リソースやスケジュールが確保できることで、計画的にウェビナー開催の頻度を増やし、リード数を着実に積み上げていくことが可能です。  

ウェビナー企画の外注

一方で、ウェビナー企画を外注する場合のメリットは、専門的なノウハウを活用できる点です。ウェビナーのプロフェッショナルによる企画は、質が高く、商談や受注につながりやすい内容が期待できます。また、社内リソースを節約できるため、本業に集中しつつ効果的なウェビナーを実現できます。特にウェビナーに関する知見がない場合やリソースが不足している場合は、外注によって効率的かつ効果的にウェビナーを実施できます。

外注化がおすすめのケース

外注化が適しているのは、社内にウェビナー開催のナレッジがない場合や、必要なリソースが不足している場合です。また、費用対効果を重視し、ウェビナーを通じて商談や受注の数を増やすことが主要な目的であるときにも外注は有力な選択肢です。プロの手によるウェビナーは、集客力や内容の質が高く、企業にとって重要なリード獲得の手段となります。  

内製と外注の比較 - 【制作（資料/台本）】

ウェビナー制作の内製

ウェビナー制作を社内で行う内製化にはいくつかの利点があります。まず、社内のリソースやスケジュールに合わせて迅速に対応できる点が大きなメリットです。制作を外部に委託する場合に比べて、進行上の調整や修正もスムーズに行え、急な変更にも柔軟に対応できます。また、社内で制作することで、コストを抑えられるため、予算が限られている場合には特に有利です。さらに、制作経験やノウハウが社内に蓄積され、次回以降のウェビナー開催が効率化されるという点も魅力です。

内製化がおすすめのケース

内製化が適しているのは、社内にデザインスキルを持つメンバーがいる場合です。デザイナーが社内にいることで、資料やスライドのクオリティを高めつつもコストを抑えた制作が可能です。また、リソースやスケジュールに余裕があり、時間をかけて制作できる環境がある場合にも内製化は効果的です。特に、ウェビナーを通じてリード数を増やすことを目的とする場合は、社内にノウハウが蓄積されることで、継続的なリード獲得施策を展開しやすくなります。  

ウェビナー制作の外注

一方で、ウェビナー制作を外注する場合、プロフェッショナルなデザインや専門知識を活用できる点が大きな魅力です。経験豊富なプロの手によるデザインは視覚的なインパクトがあり、参加者の関心を引きつける魅力的な資料が期待できます。また、社内リソースを節約できるため、ウェビナーの準備と運営にかかる労力を大幅に軽減できます。さらに、セミナーのセールスや成約率向上を意識した構成やスクリプトが期待でき、営業成果につながるウェビナーを実現しやすくなります。

外注化がおすすめのケース

外注化が適しているのは、ウェビナーのビジュアルにこだわりたい場合や、短期間で質の高い資料が必要な場合です。特に、ウェビナーによる商談や受注数を増やすことが主要な目的である場合、費用対効果を考慮して外注することで、期待する成果を得やすくなります。また、ビジュアルやデザインにこだわった魅力的な資料を短期間で制作することができるため、スピーディーな開催が求められる場合にも有効です。  

内製と外注の比較 - 【集客】

ウェビナー集客の内製

ウェビナー集客を内製化するメリットは、顧客データや集客ナレッジが社内に蓄積される点です。独自のデータベースに基づいて集客を行うことで、より正確にターゲット層にリーチできるだけでなく、次回以降の集客活動にも役立つ貴重なデータが手に入ります。さらに、集客のノウハウが社内に残るため、長期的な集客力が育まれ、継続的なウェビナー開催にも強みを発揮します。

内製化がおすすめのケース

内製化が特に効果的なのは、すでに自社の顧客リスト（ハウスリスト）やSNSフォロワーが十分にある場合です。具体的には、ハウスリストが1万件以上ある、あるいはSNSのフォロワーが1万人以上いる場合には、社内リソースを活かして効果的な集客が期待できます。このような既存のリソースが豊富にあれば、ターゲット層へのアプローチも容易で、低コストで効率的に集客できる点が大きなメリットです。  

ウェビナー集客の外注

一方で、ウェビナー集客を外注するメリットは、プロフェッショナルな集客ノウハウを活用できることです。集客の専門家に依頼することで、効果的なマーケティング施策が打てるほか、短期間で多くの参加者を集めることが可能です。また、社内リソースを節約でき、集客にかかる時間や労力を削減できるため、本来の業務に集中しつつウェビナー開催が実現します。

外注化がおすすめのケース

外注化が有効なケースは、十分なハウスリストやフォロワーがない場合や、集客経験がない場合です。また、集客から開催までのスケジュールがタイトで、短期間で集客を完了させたい場合にも外注は有効な手段です。外部の専門家が効率的な集客を行い、スムーズに開催準備が整うことで、効果的なリード獲得が期待できます。  

内製と外注の比較 - 【開催】

ウェビナー制作の内製

ウェビナー制作を内製化するメリットのひとつは、社内に運営ノウハウが蓄積されることです。制作や運営の知識を社内に積み重ねていくことで、今後のウェビナー運営に役立てられ、継続的な改善と質の向上が図れます。さらに、内製化することで外注コストを削減でき、頻繁に開催する場合には特にコスト面での大きな利点が生まれます。

内製化がおすすめのケース

内製化が適しているのは、ウェビナーを定期的に開催し、社内で運営ノウハウを蓄積していきたい場合です。リソース（人、時間、スケジュール）に余裕がある場合や、社内にウェビナー運営の経験者がいる場合も内製化が向いています。例えば、すでにウェビナー運営を何度か経験している担当者がいる場合、運営の効率化やコスト削減を図りやすくなります。頻繁な開催で運営に習熟できれば、リード獲得の効果もさらに高まります。  

ウェビナー制作の外注

一方で、ウェビナー制作を外注するメリットとして、社内リソースを節約でき、コア業務に専念できる点が挙げられます。運営に関わる細かい準備や当日の進行、トラブル対応などを外部のプロに任せることで、担当者は煩雑な作業から解放され、本来の業務に集中できるようになります。また、ウェビナーに関するトラブルが発生した場合でも、迅速な対応を外注先が行ってくれるため、安心して開催に臨めるのも外注化の大きな利点です。

外注化がおすすめのケース

外注化が特に効果的なのは、社内リソースが限られている場合や、ウェビナー開催のオペレーションに不慣れな場合です。また、初めてのウェビナー開催や重要なイベントで失敗が許されない場合にも、外部の専門家の力を借りることをおすすめします。プロのサポートが入ることで、トラブル発生時にも素早く対応してもらえるため、スムーズな進行が期待できます。  

ウェビナー開催の全体像 - 【外注】

ウェビナー開催の外注先を検討する際、プロセスの代行範囲について把握しておくことが重要です。ウェビナー外注には、全プロセスを丸ごと代行する「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と、特定のプロセスのみを依頼する「部分的な外注」の2つの方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った外注の方法を選ぶことが成功へのカギとなります。

ウェビナー代行の選択肢：BPOと部分外注

「BPO」を利用する場合、ウェビナーの企画から資料作成、集客、開催、運営に至るまで、すべてのプロセスを一括で代行してもらえます。特に社内リソースが不足している場合や、初めてのウェビナーでノウハウがない場合に、BPOは非常に有効です。また、部分外注では、ウェビナー開催の一部のみを専門業者に依頼することができ、例えば「企画と構成だけ」「資料作成や台本のアドバイス」「集客のみ」「配信設定のみ」といった具合に、自社のリソースや予算に合わせて必要なプロセスのみを任せることが可能です。

外注の活用と内製化の併用

ウェビナーの外注を検討する際、自社での開催経験やリソースの有無も考慮することが重要です。社内にウェビナー運営の知見やリソースがない場合は、まずBPOを活用し、ノウハウとオペレーションを自社に蓄積することが推奨されます。BPO業者とのプロジェクトを通じて、社内にウェビナー運営のナレッジを吸収し、2回目以降の開催からは内製化を目指すのが、最もコストを抑え、効率的に成果を得る方法です。

ナレッジ共有のパートナーとしてBPOを活用する

BPO業者の中には、内製化を目指す企業に対して、ナレッジやノウハウを快く共有してくれる会社も多くあります。初回のウェビナーをBPO業者に依頼する際には「内製化を見据えたナレッジ共有」を依頼することで、単なる外注ではなく、業者をパートナーとして活用することができます。こうした企業と協力関係を築くことで、内製化のプロセスがスムーズになり、将来的には自社で効率的にウェビナーを運営できる体制を整えることが可能です。例えば当社の「まるなげセミナー（Dプラン）」では、顧客獲得に特化したウェビナーの企画から資料・デザイン・台本作成、決裁者の集客、当日の開催・運営代行まで、登壇以外のすべてを代行いたします。詳しくは以下の資料をご覧ください。

まるなげセミナーDプランでは、ウェビナー開催に必要な「企画・資料・台本・集客・運営」をすべてお任せいただけます。登壇のみでOK！インバウンド商談と同じ20〜30%の高い成約率を目指します。法人・個人向け問わず、初対面での受注が難しいサービスや、説明が必要なサービスの販売におすすめです。詳しくは以下からサービス説明資料をご覧ください。